Dernière mise à jour : 2 janvier 2023
Aujourd’hui, nous sommes de plus en plus connectés et forcément, nous avons de plus en plus besoin de nos adresses mail pour tout un tas de choses, notamment dans le domaine du monde professionnel.
En effet, c’est devenu un moyen de contact, au même titre qu’un numéro de téléphone. Le problème, c’est que l’on n’est pas toujours disponible pour répondre à ces mails, notamment si l’on est hors d’une période de travail.
On peut aussi faire face à des situations qui peuvent se résoudre avec une réponse qui pourrait être apportée automatiquement sans avoir à vous faire perdre votre temps en tapant cette même réponse plusieurs fois par jour.
Alors, dans ces conditions, on se dit que mettre en place un genre de réponse automatique sur nos mails, cela peut nous faire gagner du temps. Eh bien, sachez que c’est tout à fait possible de le faire sur Gmail.
En effet, la plateforme mail de Google vous propose de mettre en place une réponse automatique dans Gmail qui peuvent s’appliquer dans plusieurs cas de figure.
Dans cet article, on va vous guider pas à pas pour que vous puissiez simplement mettre en place d’une réponse automatique dans Gmail pour un seul contact ou pour plusieurs .
Une manipulation qui demande d’utiliser la version ordinateur de Gmail
Avant de nous lancer dans le vif du sujet, il y a quelques points que vous devez savoir par rapport aux réponses automatiques que vous allez mettre en place sur Gmail. Le premier point, c‘est que ces réponses, elles ne sont envoyées que tous les 4 jours.
Si votre correspondant essaye de vous joindre lors de plusieurs jours d‘affilée, il n’aura le mail de retour que tous les 4 jours. Pensez donc bien à mettre vos dates précises d’absence dans le message.
La seconde chose qu’il faut savoir, c‘est que pour mettre en place cette réponse automatique, vous allez obligatoirement devoir vous rendre sur la version web de Gmail. En effet, cela ne marche pas sur la version mobile.
Cela risque d’être mis à jour à un moment ou à un autre, mais pour le moment, ce n’est pas encore le cas. Soyez tout de même rassuré, s’il est impossible de mettre en place ces réponses automatiques sur mobiles, elles marchent tout de même si les mails que vous recevez proviennent d’un mobile.
Autoriser les réponses automatiques
Bon maintenant que nous avons vu qu’il faudra obligatoirement vous rendre sur la version web de Gmail pour mettre en place ces réponses automatiques, la deuxième chose à faire, c’est tout simplement de les activer.
En effet, de base, les réponses automatiques sont tout simplement désactivées sur votre adresse mail. Dès lors, vous allez devoir vous rendre dans les paramètres.
Pour cela, suivez ces étapes:
- Accédez a votre compte Gmail depuis votre navigateur web.
- Cliquez sur la petite roue crantée en haut à droite puis sur « Voir tous les paramètres« .
- Vous n’aurez pas besoin de chercher bien loin étant que tout se trouve dans l’onglet général. De là, vous n’avez plus qu’à faire défiler jusqu’à tomber sur le menu des réponses automatiques de Gmail.
- Une fois au bon endroit, la première chose que vous allez devoir faire, c’est cliquer sur « Réponse automatique activée”.
Une fois que c’est fait, ça y est, vous avez activé la fonctionnalité, mais vous pouvez encore faire des réglages.
Le premier, c‘est celui de la date de début. Pour cela, il vous suffit de rentrer celle que vous voulez. Une fois que c’est fait, vous avez aussi la possibilité de rentrer une date de fin si vous le souhaitez.
Si vous ne le faites pas, Gmail considère que vous réglez ces réponses sans date de fin. Enfin, sachez que la date de début correspond à un départ des mails automatiques dès 0h01 et celle de fin correspond à un arrêt à 23h59.
Créer son email de réponse automatique
Une fois que vous avez réglé les dates de début et de fin, vous allez tout simplement pouvoir taper votre mail de réponse automatique dans la barre qui se situe juste en dessous de ce que vous venez de voir.
En effet, là, vous allez pouvoir taper un email classique avec un objet, un texte et même des pièces jointes si jamais vous le souhaitez. En bref, c’est comme si vous écriviez vous-même un mail de réponse à la main.
Juste en dessous, vous allez aussi avoir une petite case que vous pouvez cocher et qui vous demande si ce mail, vous souhaitez l’envoyer uniquement aux personnes qui sont dans votre liste de contact.
Cela vous permet de déterminer si jamais vous voulez que tout le monde voie ce mail ou bien simplement les personnes dont vous êtes assez proche pour qu’elles apparaissent sur votre liste de contact.
Créer un modèle d’e-mail et mettre en place des filtres pour l’envoyer
Une fois que vous aurez validé, ça y est, vous avez mis en place votre mail de réponse automatique et celui-ci se lancera durant la période que vous avez choisie. Mais il est possible d’affiner encore plus les choses.
En effet, le fait de cocher la case nous demandant de n’envoyer le mail qu’à ses contacts, c‘est la surface de l’iceberg de ce qu’il est possible de faire. En effet, vous allez pouvoir mettre en place des filtres.
Grâce à ceux-ci, vos mails de réponses automatiques, ils ne s’enverront que dans certaines situations bien particulières que vous aurez choisies.
Activer les modèles
Pour pouvoir utiliser les filtres comme réponse automatique, il faut d’abord activer les modèles. Ces derniers sont simplement des emails prérédigés que vous pouvez envoyer en un clic.
Pour activer Modèles, vous devez retourner dans les réglages de votre compte Gmail. Ensuite, accédez à l’onglet Paramètres Avancés et cochez l’option Activer à droite de Modèles.
Cliquez sur « Enregistrer les modifications« .
Créer un modèle
Nous allons maintenant créer un modèle de réponse automatique. Pour cela, cliquez sur « + Nouveau message » en haut à droite pour créer un e-mail comme vous le feriez normalement.
Taper votre mail de réponse automatique et éventuellement l’objet de votre message.
Ensuite, cliquez sur les trois points en bas à droite de l’e-mail. Déplacez votre curseur sur Modèles > Enregistrer le brouillon en tant que modèle > Enregistrer nouveau modèle.
Donnez un nom à votre modèle et cliquez sur « Enregistrer« .
Configurer le filtre automatisé pour envoyer l’e-mail
Maintenant que vous avez créé votre modèle d’e-mail, vous pouvez configurer le filtre pour l’envoyer automatiquement.
Pour cela, vous devez retourner dans les réglages de votre compte Gmail. Allez cette fois dans l’onglet “Filtres et adresse bloquées”.
Vous aurez alors la possibilité de créer un nouveau filtre, faites-le. Une fois que c’est fait, une nouvelle fenêtre s’ouvre et vous propose de créer un filtre pour une personne en particulier, un objet en particulier ou bien encore un mail contenant un mot en particulier.
Une fois que vous avez déterminé le critère, validez et passez à la fenêtre suivante.
Vous aurez alors la possibilité de lier un mail de réponse automatique à la requête que vous avez précisé. Il vous suffira simplement de choisir lequel.
Cela vous permettra ainsi de pouvoir mettre en place des réponses automatiques à certaines questions qui reviennent sans cesse et si cela demande quelque minutes à mettre en place, vous allez au final gagner pas mal de temps une fois que ce mail de réponse, il tournera de manière automatique toute la journée.