Laatste update: 2 januari 2023
Tegenwoordig zijn we steeds meer met elkaar verbonden en het is onvermijdelijk dat we onze e-mailadressen steeds vaker nodig hebben voor een heleboel dingen, vooral in de professionele wereld.
Het is inderdaad een contactmiddel geworden, op dezelfde manier als een telefoonnummer. Het probleem is dat we niet altijd beschikbaar zijn om op deze e-mails te reageren, vooral als we buiten een werkperiode vallen.
We kunnen ook situaties het hoofd bieden die kunnen worden opgelost met: een antwoord dat automatisch kan worden gegeven zonder dat u uw tijd hoeft te verspillen aan het meerdere keren per dag typen van hetzelfde antwoord.
Dus onder deze omstandigheden zeggen we tegen onszelf dat het opzetten van een soort automatische reactie op onze e-mails, het kan ons tijd besparen. Weet dat wel Je kunt het doen op Gmail.
Het e-mailplatform van Google biedt u inderdaad de mogelijkheid om een automatisch antwoord in gmail die in meerdere gevallen van toepassing kan zijn.
In dit artikel begeleiden wij u stap voor stap, zodat u eenvoudig een automatisch antwoord in Gmail voor één contact of voor meerdere.
Een procedure waarvoor het gebruik van de computerversie van Gmail vereist is
Voordat we tot de kern van de zaak komen, zijn er een paar dingen die je moet weten over de automatische antwoorden die je in Gmail gaat instellen. Het eerste punt is dat deze antwoorden, ze worden slechts om de 4 dagen verzonden.
Als uw correspondent u meerdere dagen achter elkaar probeert te contacteren, ontvangt hij of zij de retourmail slechts om de 4 dagen. Vergeet dus niet om de exacte data van uw afwezigheid in het bericht te vermelden.
Het tweede dat u moet weten, is dat u dit automatische antwoord moet instellen moet naar de webversie van Gmail. Het werkt inderdaad niet op de mobiele versie.
Dit kan op een gegeven moment worden bijgewerkt, maar op dit moment is dat nog niet het geval. Maar wees gerust: als het onmogelijk is om deze automatische reacties op mobiel in te stellen, ze werken nog steeds als de e-mails die je ontvangt van een mobiel komen.
Automatische antwoorden toestaan
Oké, nu we hebben gezien dat je naar de webversie van Gmail moet gaan om deze automatische antwoorden in te stellen, het tweede dat u moet doen, is ze eenvoudigweg activeren.
In principe worden automatische reacties op uw e-mailadres gewoon gedeactiveerd. Vanaf dat moment moet je naar de instellingen.
Volg hiervoor deze stappen:
- Open uw Gmail-account vanuit uw webbrowser.
- Klik rechtsboven op het kleine tandwiel en vervolgens op “ Alle instellingen bekijken".
- U hoeft niet ver te zoeken, want alles staat op het tabblad Algemeen. Vanaf daar hoeft u alleen maar te scrollen totdat u het menu van tegenkomt Automatische Gmail-antwoorden.
- Eenmaal op de juiste plaats klikt u eerst op “ Automatisch beantwoorden ingeschakeld'.
Zodra dat is gebeurd, is dat alles. U hebt de functie ingeschakeld, maar u kunt nog steeds aanpassingen maken.
De eerste is de startdatum. Om dit te doen, hoeft u alleen maar degene in te voeren die u wilt. Zodra dit is gebeurd, heeft u desgewenst ook de mogelijkheid om een einddatum in te voeren.
Als je dat niet doet, gaat Gmail ervan uit dat je deze antwoorden zonder einddatum instelt. Houd er ten slotte rekening mee dat de startdatum overeenkomt met een start van automatische e-mails vanaf 0:01 uur en de einddatum overeenkomt met een stop om 23:59 uur.
Maak uw automatische antwoord-e-mail
Zodra u de begin- en einddatum heeft ingesteld, kunt u gewoon: typ uw automatische antwoord e-mail in de balk die zich net onder wat je net hebt gezien bevindt.
Daar kun je inderdaad een klassieke e-mail typen met een onderwerp, een tekst en zelfs bijlagen als je dat wilt. Kortom, het is alsof u zelf een antwoordmail schrijft.
Net daaronder heb je ook een klein vakje dat je kunt aanvinken en waarin je wordt gevraagd of je deze e-mail wilt hebbenalleen verzenden naar mensen die in uw lijst met contactpersonen staan.
Hiermee kunt u bepalen of u wilt dat iedereen deze e-mail ziet, of alleen de mensen met wie u dichtbij genoeg bent om in uw contactenlijst te verschijnen.
Maak een e-mailsjabloon en stel filters in om deze te verzenden
Zodra u uw e-mail heeft gevalideerd, is dat alles, u heeft uw automatische antwoord-e-mail ingesteld en deze wordt gestart tijdens de door u gekozen periode. Maar het is mogelijk om dingen nog meer te verfijnen.
Het aanvinken van het vakje met de vraag om de e-mail alleen naar onze contacten te sturen, is inderdaad het oppervlak van de ijsberg van wat mogelijk is. U kunt inderdaad filters instellen.
Dankzij deze worden uw automatische antwoord-e-mails alleen verzonden in bepaalde, zeer specifieke situaties die u heeft gekozen.
Sjablonen inschakelen
Om filters als automatisch antwoord te kunnen gebruiken, moet u eerst de sjablonen activeren. Dit zijn eenvoudigweg vooraf geschreven e-mails die u met één klik kunt verzenden.
Om Sjablonen te activeren, moet u terugkeren naar de instellingen van je Gmail-account. Ga dan naar het tabblad Geavanceerde instellingen en vink de optie aan activeren rechts van Modellen.
Klik op Wijzigingen opslaan".
Maak een sjabloon
Nu gaan we een automatisch antwoordsjabloon maken. Om dit te doen, klikt u op “ + Nieuw bericht » rechtsboven om een e-mail aan te maken zoals u dat normaal zou doen.
Typ uw automatische antwoord-e-mail en eventueel het onderwerp van uw bericht.
Klik vervolgens op de drie puntjes rechtsonder in de e-mail. Verplaats uw cursor naar Modellen > Concept opslaan als sjabloon > Nieuwe sjabloon opslaan.
Geef uw sjabloon een naam en klik op “ Enregistrer".
Configureer het geautomatiseerde filter om de e-mail te verzenden
Nu u uw e-mailsjabloon hebt gemaakt, kunt u het filter configureren om het automatisch te verzenden.
Om dit te doen, moet u terugkeren naar de instellingen van je Gmail-account. Ga deze keer naar de “Filters en geblokkeerde adressen'.
U krijgt dan de mogelijkheid om een nieuw filter aan te maken, doe dat dan. Zodra dit is gebeurd, wordt een nieuw venster geopend waarin u dit kunt doen maak een filter voor een specifieke persoon, een bepaald object of zelfs een e-mail met een bepaald woord.
Nadat u het criterium hebt bepaald, valideert u en gaat u naar het volgende venster.
U heeft dan de mogelijkheid om een automatische antwoordmail te koppelen aan het door u opgegeven verzoek. Je hoeft alleen maar te kiezen welke.
Hiermee kunt u automatische antwoorden instellen op bepaalde vragen die steeds terugkomen en als het een paar minuten duurt om in te stellen, bespaart u uiteindelijk veel tijd zodra deze antwoordmail de hele dag automatisch wordt omgezet.
